IRM funktioniert auf einzelnen Office - Dokumenten, wie es zum Beispiel in diesem Artikel gut beschrieben ist. Die Integration des Dienstes nach SharePoint Online erlaubt es aber auch, Richtlinien für ganze Dokumentenbibliotheken einzurichten.
Diese Richtlinien kann man in dein Einstellungen einer Dokumentenbibliothek finden. Unter "Permissiones and Management" gibt es den Link "Information Rights Management".
Um eine IRM Richtlinie für die Bibliothek einzurichten, muss das Häkchen bei "Restrict permissions on this library on download" aktiviert werden. Die Richtlinie hat einen frei wählbaren Titel und eine Beschreibung. Um die Richtlinie zu konfigurieren, müssen die Optionen eingeblendet werden. Der Link "Show Options" gibt sich nicht auf den ersten Blick als Link zu erkennen.
Ist ein Richtlinie aktiviert, können Leser die Dokumenten nicht mehr drucken oder eine Kopie des Dokuments herunterladen - solche Aktionen müssen erst wieder ausdrücklich erlaubt werden.
Öffnet ein Benutzer mit Leserechten das Dokument, bekommt er den Hinweis "Vertraulich" in den Word Webapps, die ihm anzeigt, dass er das Dokument nicht kopieren kann. Das Dokument kann also nicht lokal gespeichert und vervielfältigt werden.
Was genau mit dem Dokument gemacht werden kann, hängt von der Berechtigungsstufe in Sharepoint Online ab, die der Benutzer besitzt. Folgende Tabelle ist ein Auszug von http://office.microsoft.com/en-us/sharepoint-help/apply-information-rights-management-to-a-list-or-library-HA102891460.aspx
Damit IRM funktioniert, muss auch das Dokument mitspielen. Welche Dokumente das sind, kann hier nachgeschlagen werden. Zu eurer Beruhigung, in der Liste steht neben den Office Formaten auch PDF. Außerdem kann man eine Richtlinie so einstellen, dass nur unterstützte Dokumentenformate in eine Bibliothek abgelegt werden können.
Beste Grüße,
Andreas
